Tổng quan về hóa đơn điện tử và công tác quản lý hóa đơn điện tử của cơ quan thuế
- Tên bài: Tổng quan về hóa đơn điện tử và còng tác quản lý hóa đơn điện tử cửa cơ quan thuế
- Tên tác giả: Nguyễn Ngọc Thịnh: Phó Trưởng phòng thanh tra 1.
- Thực hiện các qui định về sử dụng Hóa đơn điện tử tại Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 Qui định về Hóa đơn chứng từ và Bộ trường Bộ Tài chính đã ký ban hành Thông tư sổ 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 về việc hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, Nghị định số 123/2020/NĐ- CP.
-
Để thực hiện các qui định về Hóa đơn điện tử, Tổng cục Thuế đã xây dựng lộ trình triển khai hóa đơn điện tử theo 2 giai đoạn và đã được Bộ trường Bộ Tài chính phê duyệt. Giai đoạn 1 từ tháng 11/2021 đến tháng 3/2022, triển khai tại 6 tỉnh, thành phố là: Hà Nội, TP.HCM, Quảng Ninh, Hải Phòng, Phú Thọ và Bình Định. Giai đoạn 2 từ tháng 4/2022 đến tháng 7/2022 thực hiện tại 57 tỉnh, thành phố còn lại. Ngày 01/7/2022, chính thức áp dụng Hóa đơn điện tử trên phạm vi toàn quốc. Tính đến ngày 28/2/2023, hệ thống HĐĐT của ngành Thuế đang quản lý trên 3,1 tỷ HĐĐT. Việc triển khai Hóa đơn điện tử đánh dấu sự thay đổi lớn trong sử dụng và quản lý hóa đơn đối với cộng đồng doanh nghiệp cũng như các cơ quan quản lý Nhà nước.
Bài viết này nhằm mục đích cung cấp cho bạn đọc một số thông tin tổng quan về hóa đơn điện tử, phương thức quản lý hóa đơn điện tử của ngành Thuế và một số vấn đề trong khai thác và sử dụng thông tin hóa đơn điện tử.
- Một số khái niệm và qui định về Hóa đơn điện tử
- Khái niệm Hóa đơn: Hóa đơn theo định nghĩa của Luật Kế toán: Là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ2
- Hình thức Hóa đơn: Nghị định sổ 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ về hóa đơn chứng từ qui định hóa đơn có 2 hai hình thức: Hóa đơn điện tử và Hóa đơn do Cơ quan thuế đặt in.* Hóa đơn do Cơ quan Thuế đặt in
- Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in là hóa đơn thể hiện dưới dạng giấy do cơ quan Thuế đặt in để bán cho tổ chức cá nhân thuộc đối tượng và trường hợp được mua hóa đơn của cơ quan Thuế để sử dụng khi bán hàng hóa, dịch vụ. Đơn vị đặt in hóa đơn là Cục Thuế các tỉnh, thành phố.
- Đối tượng sử dụng hóa đơn cơ quan thuế đặt in bao gồm Doanh nghiệp nhỏ và vừa; Hợp tác xã; Hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn kinh tể xã hội khó khăn và đặc biệt khó khăn, không thực hiện giao dịch với CQT bằng phương tiện điện tử, không có hạ tầng công nghệ thông tin để thực hiện để kết nối với CQT.
* Hóa đơn điện tử
- Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
- 03 hình thức của Hóa đơn điện tử: Hóa đơn điện tử có mã của CQT, Hóa đơn điện tử không có mã của CQT và Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là HĐĐT được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
- Hóa đơn điện tử không có mã là HĐĐT do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
- Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền là một dạng hóa đơn có mã hoặc không có mã của CQT, được khởi tạo từ máy tính tiền có thể kết nối và chuyển dữ liệu điện tử với Cơ quan Thuế.
* Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử
- Đổi tượng Sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế
+ Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng HĐĐT có mã của Cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 và khoản 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 (trừ trường hợp sừ dụng HĐĐT không có mã hoặc có mã theo từng lần phát sinh).
+ Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có quy mô về doanh thu, lao động đáp ứng từ mức cao nhất về tiêu chí của doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa phải thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai và các trường hợp xác định được doanh thu khi bán hàng hóa, dịch vụ.
- Đổi tượng Sử dụng hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh
+ Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế tại 02 trường hợp trên nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng.
+ Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng thì được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện từ có mã theo từng lần phát sinh và phải khai thuế, nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.
- Đối tượng Sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
+ Doanh nghiệp kinh doanh ở những lĩnh vực như: Điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy.
+ Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập HĐĐT đáp ứng lập, tra cứu HĐĐT, lưu trữ dữ liệu HĐĐT theo quy định và bảo đảm việc truyên dữ liệu HĐĐT đến người mua và đến cơ quan thuế.
1.3. Tra cứu, sừ dụng thông tin hóa đơn chứng từ
- Cơ quan Thuế là đơn vị cung cấp thông tin về HĐĐT cho các cơ quan, tổ chức theo nguyên tắc đồng cấp.
- Tổ chức, cá nhân là người mua, người bán HĐĐT tra cứu thông tin HĐĐT trên Cổng thông tin Điện tử cùa Tổng cục Thuế.
- Khi kiểm tra hàng hóa lưu thông trên đường đối với các đối tượng sử dụng HĐĐT, các cơ quan Nhà nước và người có thẩm quyền truy cập Cổng thông tin điện tử của CQT để tra cứu, không yêu cầu cung cấp hóa đơn giấy.
- 1.4. Các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử
Theo khoản 1 Điều 16 Nghị định số l23/202/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc các trường hợp sau ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế:
- Chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
- Thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.
- Thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh.
- Có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế.
- Trường hợp có hành vi sử dụng HĐĐT để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế.
- Trường hợp có hành vi lập HĐĐT phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế.
- Trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện doanh nghiệp không có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định.
- Trường hợp qua thanh tra, kiểm tra, nếu cơ quan thuế xác định doanh nghiệp được thành lập để thực hiện mua bán, sử dụng HĐĐT không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp HĐĐT để trốn thuế theo quy định thì cơ quan thuế ban hành quyết định ngừng sử dụng HĐĐT
- 1.5 Tổ chức cung cấp dịch vụ Hóa đơn điện tử:
Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (nhà cung cấp hóa đơn điện tử) là đơn vị trung gian giữa cơ quan thuế và người nộp thuế. Tổ chức này có nhiệm vụ cung cấp giải pháp trong việc khởi tạo, kết nối nhận, truyền, nhận, lưu trữ, xử lý dữ liệu của hóa đơn điện tử (bao gồm cả hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế). Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được phân thành:
- Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử không có mã cùa cơ quan thuế và có mã của cơ quan thuế cho người bán và người mua.
- Tổ chức kết nối nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu của hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử là doanh nghiệp đáp ứng các tiêu chí quy định tại Điều 10 Thông tư sổ 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính. Đến thời điềm hiện tại có 25 doanh nghiệp đang thực hiện cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
- Đối với các Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, hóa đơn điện tử có những ưu điểm nổi bật sau đây:
- Lập hóa đơn dễ dàng, nhanh chóng và hạn chế sai sót: Tương thích với nhiều phần mềm kế toán, kết nối dễ dàng với các phần mềm quản lý của doanh nghiệp.
- Giảm chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy (in ấn, vận chuyển hóa đơn...).
- Lưu trữ dễ dàng, không lo mất, cháy, hỏng; an toàn, bảo mật: Hóa đơn điện tử có mã xác thực của Tổng cục Thuế đảm bảo độ chính xác, an toàn, tránh việc bị làm giả như hoá đơn giấy. Đặc biệt, lưu trữ miễn phí dữ liệu hoá đơn lên tới 10 năm cho khách hàng.
- Thuận tiện trong việc giao nhận hóa đơn điện tử và thanh toán trực tiếp qua mạng; đơn giản hoá việc quản lý, thống kê, tìm kiếm hoá đơn; Đảm bảo đầy đủ các yêu cầu của Tổng cục Thuế trong truyền, nhận và lưu trữ Hoá đơn điện tử theo qui định.
- Dễ dàng kiểm tra thông tin hóa đơn trên hệ thống cơ quan thuế. Tránh trường hợp sừ dụng phải hóa đơn bất hợp pháp khi doanh nghiệp xuất hóa đơn không còn hoạt động hoặc bỏ trốn.
Các lợi ích này sẽ giúp doanh nghiệp Việt Nam có môi trường kinh doanh tốt hơn.
* Tuy nhiên bên cạnh những lợi ích rõ ràng, các doanh nghiệp cũng buộc phải chuẩn bị cơ sở hạ tầng thông tin để thực hiện đúng yêu cầu của Tổng cục Thuế đã quy định. Điều này cũng là rào cản không hề nhỏ đối với các tổ chức, doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đồng thời các doanh nghiệp khi triển khai cũng cần phải đầu tư nhân lực đủ trình độ công nghệ để xử lý phần mềm hóa đơn điện tử.
- Quản lý Hóa đơn điện tử của Ngành Thuế
Tại Điều 57, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP qui định: Tổng cục Thuế có trách nhiệm Xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn điện tử, hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ điện tử để phục vụ công tác quản lý thuế; phục vụ công tác quản lý nhà nước của các cơ quan khác, phục vụ nhu cầu xác minh, đối chiếu hóa đơn của các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân. Thực hiện qui định này, tính đến ngày 28/2/2023, trên hệ thông HĐĐT của ngành Thuế đang quản lý trên 3,1 tỷ HĐĐT.
Để quản lý, khai thác CSDL hóa đơn điện tử phục vụ công tác quản lý thuế, Tổng cục Thuế đã ban hành 04 quyết định về quản lý thuế liên quan đến hóa đơn điện tử, gồm:
- Quyết định sổ 1447/QĐ-TCT ngày 05/10/2021 ban hành Quy trình quản lý hóa đơn điện tử;
- Quyết định sổ 18/QĐ-TCT ngày 12/01/2023 ban hành Quy trình áp dụng quản lý rủi ro trong quản lý thuế;
- Quyết định sổ 78/QĐ-TCT ngày 02/02/2023 ban hành Bộ chi số tiêu chí đánh giá, xác định người nộp thuế có dấu hiệu rủi ro trong quản lý và sử dụng hóa đơn.
Việc áp dụng Bộ chỉ số tiêu chí là căn cứ để cơ quan thuế rà soát, kiểm tra thực tế tình hình tuân thủ quy định pháp luật thuế và pháp luật liên quan trong quản lý hoạt động của người nộp thuế; đồng thời, đây cũng là căn cứ để cơ quan thuế lập kế hoạch, thực hiện kiểm tra thực tế từ đó góp phân nâng cao hiệu quả quản lý thuế.
Quyết định số 575/QĐ-TCT ngày 10/5/2023 ban hành Quy trình áp dụng quản lý rủi ro đánh giá, xác định người nộp thuế có dấu hiệu rủi ro trong quản lý và sử dụng hóa đơn
Nguyễn Ngọc Thịnh
