CHUYỂN ĐỔI KÝ HIỆU HÓA ĐƠN VÀ SỐ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ NHƯ THẾ NÀO KHI QUA NĂM 2026 CHO ĐÚNG QUY ĐỊNH?
Ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn điện tử chuyển đổi như thế nào khi qua năm 2026? Hãy cùng Phần mềm hóa đơn điện tử NGP-INVOICE tìm hiểu qua bài viết sau đây để nắm bắt được thông tin và quy định mới nhất.
1. Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử
Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 để phản ánh loại hóa đơn điện tử như sau:
- Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng;
- Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng;
- Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công;
- Số 4: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia;
- Số 5: Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP;
- Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
Xem thêm: Hướng dẫn quản lý hoá đơn đầu vào đối với hộ kinh doanh
2. Ký hiệu hóa đơn điện tử
Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu (06) ký tự này được quy định như sau:
– Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K như sau: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã;
– Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2025 thì thể hiện là số 25; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2026 thì thể hiện là số 26;
– Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:
+ Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
+ Chữ D: Áp dụng đối với hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;
+ Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;
+ Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền;
+ Chữ N: Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử;
+ Chữ B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử;
+ Chữ G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng;
+ Chữ H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.
– Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY;
– Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết);
Như vậy, khi bắt đầu bước sang năm 2026, hai ký tự thể hiện năm lập hóa đơn sẽ là 26. Ví dụ: Năm 2025 sử dụng hóa đơn có ký hiệu 1C25TYY thì sang năm 2026 sẽ chuyển thành 1C26TYY.
Xem thêm: Nới lỏng thời điểm lập hóa đơn
3. Số hóa đơn khi bắt đầu năm 2026
Căn cứ theo khoản 3 điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và khoản 1 điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC về ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn. Ký hiệu hóa đơn theo năm tạo hóa đơn và số hóa đơn sẽ bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
Khi chuyển đổi ký hiệu hóa đơn sang năm mới, hệ thống tự động chuyển số lượng hóa đơn còn lại từ ký hiệu năm cũ sang ký hiệu hóa đơn cho năm mới.
Với khách hàng đang sử dụng NGP-INVOICE, hệ thống sẽ tự động chuyển đổi số lượng hóa đơn chưa sử dụng còn lại từ ký hiệu năm cũ (2025) sang ký hiệu hóa đơn năm mới (2026) vào trước ngày 31/12/2025. Số dải hóa đơn năm mới (2026) bắt đầu từ số 1.
Ví dụ:
- Năm 2025: Ký hiệu 1C25TAA còn 100 số, khi chuyển đổi
- Năm 2026: Ký hiệu 1C26TAA tổng 100 số và Số hóa đơn bắt đầu từ số 1
+ Với khách hàng đang sử dụng NGP-INVOICE Phần mềm sẽ tự động cập nhật Năm làm việc và Ký hiệu của hóa đơn thành năm 2026 khi bước sang năm mới.
Quý khách hàng vui lòng phát hành hết hóa đơn năm 2025 trước ngày 01/01/2026. Quý khách hàng chịu trách nhiệm khi thực hiện phát hành hóa đơn.
Xem thên: Báo Giá Hóa Đơn Điện Tử NGP-INVOICE
Trên đây Hóa đơn điện tử NGP-INVOICE đã cung cấp thông tin về “Chuyển đổi ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn điện tử như thế nào khi qua năm 2026 cho đúng quy định?“. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0913 724 738 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.
