Công Ty Mới Thành Lập Cần Làm Những Gì? 10 Việc Phải LÀM NGAY

Công ty mới thành lập cần làm những gì để tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật nhằm đảm bảo hoạt động hợp pháp, minh bạch và không bị xử lý vi phạm hành chính. Dưới đây, NGP Invoice sẽ tổng hợp 10 CÔNG VIỆC doanh nghiệp mới thành lập cần phải làm ngay!

1. Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp

Căn cứ theo quy định tại điều 32 Luật doanh nghiệp 2020, được sửa đổi bởi điều 73 Chương VII Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định:

Doanh nghiệp sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp phải thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và phải nộp phí theo quy định của pháp luật. Nội dung công bố bao gồm các nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và các thông tin sau đây:

a) Ngành, nghề kinh doanh;

b) Danh sách cổ đông sáng lập; danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài đối với công ty cổ phần (nếu có).

Việc công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp nhằm xác lập tính hợp pháp và công khai thông tin doanh nghiệp với cơ quan quản lý nhà nước, đối tác và cộng đồng.

• Thời hạn thực hiện:

Thời hạn thực hiện công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp là 30 ngày kể từ ngày được công khai (căn cứ theo quy định tại khoản 3 Điều 32 Luật Doanh nghiệp 2020).

• Thủ tục công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp

Để công bố thông tin doanh nghiệp có thể thực hiện theo một trong 2 cách:

» Nộp trực tiếp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư

• • Bước 1: Doanh nghiệp nộp Giấy đề nghị công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp và thanh toán phí tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả hồ sơ.
  • Bước 2: Lưu giữ Giấy biên nhận cùng biên lai thu phí để chứng minh đã hoàn tất thủ tục công bố.
  • Bước 3: Phòng Đăng ký kinh doanh đăng tải công khai thông tin doanh nghiệp lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

» Đăng ký trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia

• • Bước 1: Truy cập www.dangkykinhdoanh.gov.vn, vào mục “Dịch vụ công” → “Bố cáo điện tử” → “Tạo bố cáo”.
  • Bước 2: Tìm và chọn doanh nghiệp, xác định nội dung cũng như ngày công bố mong muốn.
  • Bước 3: Xác nhận, thanh toán phí. Sau khi thanh toán thành công, thông tin doanh nghiệp sẽ được đăng tải công khai trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
• Xử lý vi phạm liên quan đến công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp

Căn cứ quy định tại điều 45 Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng nếu không thông báo công khai nội dung đăng ký doanh nghiệp hoặc hoặc thông báo không đúng thời hạn trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

2. Khắc dấu doanh nghiệp và thông báo mẫu dấu

Việc khắc dấu doanh nghiệp và thông báo mẫu dấu nhằm đảm bảo công ty có con dấu pháp nhân, được pháp luật thừa nhận khi ký kết hợp đồng, giao dịch, lưu hành văn bản.

• Thời hạn thực hiện: Thực hiện ngay sau khi nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Cách thực hiện:

Căn cứ quy định tại khoản 2 điều 43 Luật doanh nghiệp 2020 quy định:

2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp tự thiết kế và đặt khắc dấu, sau đó thông báo mẫu dấu lên Cổng thông tin quốc gia trực tiếp hoặc qua mạng điện tử trên trang dangkykinhdoanh.gov.vn.

• Xử lý vi phạm không thông báo mẫu con dấu

Căn cứ điểm c khoản 1 điều 13 Nghị định 144/2021/NĐ-CP quy định:

Doanh nghiệp không thông báo mẫu dấu cho cơ quan, tổ chức có liên quan biết trước khi sử dụng sẽ bị xử phạt từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng.

3. Nộp tờ khai lệ phí môn bài

Căn cứ theo quy định tại khoản 8, khoản 9 điều 3 Nghị định 139/2016/NĐ-CP, doanh nghiệp mới thành lập được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu thành lập hoặc 3 năm đối với Doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển từ hộ kinh doanh (theo quy định tại Điều 16 Luật Hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa) kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần đầu. Tuy được miễn lệ phí môn bài nhưng doanh nghiệp cần phải nộp tờ khai lệ phí môn bài.

Căn cứ theo quy định của khoản 1 điều 10, Nghị định 126/2020/NĐ-CP quy định về thời hạn nộp tờ khai lệ phí môn bài như sau:

1. Người nộp lệ phí môn bài (trừ hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh) mới thành lập (bao gồm cả doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển từ hộ kinh doanh) hoặc có thành lập thêm đơn vị phụ thuộc, địa điểm kinh doanh hoặc bắt đầu hoạt động sản xuất, kinh doanh thực hiện nộp hồ sơ khai lệ phí môn bài chậm nhất là ngày 30 tháng 01 năm sau năm thành lập hoặc bắt đầu hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Trường hợp trong năm có thay đổi về vốn thì người nộp lệ phí môn bài nộp hồ sơ khai lệ phí môn bài chậm nhất là ngày 30 tháng 01 năm sau năm phát sinh thông tin thay đổi.”

Do đó, thời hạn nộp tờ khai lệ phí môn bài chậm nhất là ngày 30 tháng 1 năm sau thành lập hoặc bắt đầu hoạt động kinh doanh, sản xuất.

• Quy định về xử phạt nếu không kê khai lệ phí môn bài:

Căn cứ theo điều 4 Thông tư 186/2013/TT-BTC quy định về mức xử phạt đối với hành vi vi phạm quy định đăng ký, kê khai phí, lệ phí như sau:

4. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi không đăng ký, kê khai thu, nộp phí, lệ phí với cơ quan quản lý nhà nước theo quy định.

Đồng thời, căn cứ khoản 2 Điều 3 Thông tư 186/2013/TT-BTC quy định:

Hình thức xử phạt, mức phạt tiền và biện pháp khắc phục hậu quả
…
2. Mức phạt tiền quy định từ Điều 4 đến Điều 14 Thông tư này áp dụng đối với cá nhân. Cùng một hành vi vi phạm thì mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

Do vậy, đối với doanh nghiệp mới thành lập nếu không nộp hồ sơ khai thuế môn bài sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính từ 6.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.

4. Đăng ký phương pháp tính thuế

Doanh nghiệp mới thành lập cần lựa chọn phương pháp tính thuế ngay từ đầu giúp doanh nghiệp chủ động kế hoạch tài chính, đảm bảo quyền lợi khi kê khai và nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) đúng phương pháp phù hợp thực tế.

Có 02 phương pháp tính thuế GTGT, gồm:

• Phương pháp tính trực tiếp trên giá trị gia tăng.
• Phương pháp khấu trừ thuế

Căn cứ điểm a khoản 2 Điều 12 Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 quy định về đối tượng áp dụng phương pháp tính trực tiếp theo doanh thu để tính thuế GTGT:

Doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã có doanh thu hằng năm dưới mức ngưỡng doanh thu 01 tỷ đồng, trừ trường hợp tự nguyện áp dụng phương pháp khấu trừ thuế quy định tại khoản 2 Điều 11 của Luật này;

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 21 Nghị định 181/2025/NĐ-CP về đối tượng áp dụng phương pháp khấu trừ đối với một số doanh nghiệp mới thành lập trong các lĩnh vực:

• Doanh nghiệp mới thành lập từ dự án đầu tư của cơ sở kinh doanh đang hoạt động nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế.
• Doanh nghiệp mới thành lập có thực hiện đầu tư theo dự án đầu tư được cấp có thẩm quyền phê duyệt thuộc trường hợp đăng ký tự nguyện áp dụng phương pháp khấu trừ thuế.
• Doanh nghiệp mới thành lập có dự án đầu tư không thuộc đối tượng được cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định của pháp luật về đầu tư nhưng có phương án đầu tư được người có thẩm quyền của doanh nghiệp ra quyết định đầu tư phê duyệt thuộc đối tượng đăng ký áp dụng phương pháp khấu trừ thuế.
• Doanh nghiệp mới thành lập có thực hiện đầu tư, mua sắm, nhận góp vốn bằng tài sản cố định, máy móc, thiết bị, công cụ, dụng cụ hoặc có hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh.

5. Mua chữ ký số 

Mua chữ ký số là bước bắt buộc đối với doanh nghiệp mới, nhằm sử dụng trong các giao dịch điện tử với cơ quan nhà nước như nộp tờ khai lệ phí môn bài, kê khai và nộp thuế, đăng ký hóa đơn điện tử, thực hiện báo cáo tài chính, ký hợp đồng điện tử…

• Thời hạn thực hiện:

Doanh nghiệp nên thực hiện ngay sau khi được cấp mã số thuế và hoàn tất thủ tục khắc dấu pháp nhân. Doanh nghiệp nên có chữ ký số trước thời hạn phải thực hiện các nghiệp vụ khai thuế hoặc giao dịch điện tử đầu tiên với cơ quan quản lý nhà nước (thường trong vòng 1–2 tuần sau thành lập).

• Cách thực hiện:

• • Lựa chọn nhà cung cấp chữ ký số uy tín, được Bộ Thông tin & Truyền thông cấp phép như: Easy CA, ONE CA, Newtel CA, I-CA … mà NGP Invoice có cung cấp
  • Đăng ký mua, ký hợp đồng, cung cấp hồ sơ pháp lý (Giấy phép đăng ký doanh nghiệp, CMT/CCCD đại diện pháp luật, giấy tờ liên quan…), đóng phí dịch vụ.
  • Cài đặt phần mềm chữ ký số trên máy tính và tiến hành khai báo với cơ quan thuế khi thực hiện kê khai lần đầu.

Trường hợp doanh nghiệp không mua chữ ký số có thể có gặp những rủi ro như:

• • Không thể nộp tờ khai thuế, báo cáo tài chính, đăng ký hóa đơn điện tử hoặc thực hiện giao dịch điện tử bắt buộc khác theo quy định.
  • Có thể bị xử phạt vi phạm hành chính, đình chỉ mã số thuế do không tuân thủ nghĩa vụ kê khai, nộp thuế hoặc các yêu cầu quản lý nhà nước trên môi trường điện tử.
  • Ảnh hưởng tới tiến độ hoạt động, uy tín và cơ hội tiếp cận đối tác của doanh nghiệp.

6. Mua hóa đơn điện tử

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử là thủ tục bắt buộc đối với doanh nghiệp mới thành lập nhằm phục vụ giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hợp pháp, kê khai thuế và quản lý doanh thu. Hóa đơn điện tử (HĐĐT) giúp đảm bảo minh bạch, tiện lợi, giảm rủi ro mất mát, làm giả hóa đơn, đồng thời đáp ứng yêu cầu quản lý của cơ quan thuế.

• Thời hạn thực hiện:

Doanh nghiệp phải hoàn thành thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trước khi bắt đầu phát sinh giao dịch bán hàng, cung ứng dịch vụ và xuất hóa đơn cho khách hàng. Theo quy định, việc đăng ký sử dụng HĐĐT cần thực hiện ngay khi được cấp mã số thuế và trước thời điểm bắt đầu sử dụng hóa đơn; việc này thường nên hoàn thành trong 01–02 tuần sau khi thành lập.

• Cách thực hiện:

• • Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, đủ điều kiện được Tổng cục Thuế xác thực (như hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA…)
  • Doanh nghiệp nộp hồ sơ đề nghị sử dụng hóa đơn điện tử (theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT) trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế hoặc trực tiếp tại chi cục thuế.
  • Sau khi được cơ quan thuế chấp thuận, ký hợp đồng mua hóa đơn điện tử và tiến hành phát hành hóa đơn qua phần mềm đã đăng ký.

Trường hợp nếu doanh nghiệp không có hóa đơn điện tử doanh nghiệp không được phép xuất hóa đơn cho khách hàng, ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động kinh doanh và nghĩa vụ kê khai thuế theo quy định và có thể bị xử phạt hành chính theo quy định và không được tính chi phí hợp lý, hợp lệ khi quyết toán thuế.

7. Mở tài khoản ngân hàng và thông báo tài khoản

Doanh nghiệp cần mở tài khoản ngân hàng và thông báo tài khoản nhằm thực hiện giao dịch thu – chi hợp pháp, minh bạch, hỗ trợ việc kê khai, nộp thuế và nhận thanh toán từ đối tác.

Theo Luật Thuế GTGT 2024, hóa đơn đầu vào được khấu trừ thuế chỉ khi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (trừ một số trường hợp đặc biệt theo quy định của Chính phủ về chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN). Vì vậy, việc mở tài khoản ngân hàng là thủ tục cần thiết và nên thực hiện ngay từ đầu để đáp ứng điều kiện khấu trừ thuế và thuận lợi cho giao dịch tài chính.

Từ ngày 01/05/2021, doanh nghiệp không còn bắt buộc đăng ký (thông báo) tài khoản ngân hàng với Sở Kế hoạch và Đầu tư, cũng như với cơ quan thuế khi thay đổi, bổ sung hoặc đóng tài khoản. Tuy vậy, doanh nghiệp vẫn nên gửi thông báo tài khoản ngân hàng đến cơ quan thuế để thuận tiện trong quản lý, xác minh giao dịch, hoàn thuế và thực hiện các nghiệp vụ liên quan.

8. Treo biển hiệu tại trụ sở chính

Căn cứ khoản 4 điều 37 Luật doanh nghiệp 2020 quy định rõ tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp.

Trường hợp doanh nghiệp không thực hiện, căn cứ theo điểm c khoản 2 điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP xử phạt như sau:

Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau
….
c) Không gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính, không viết hoặc gắn tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh tại trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.

9. Đăng ký bảo hiểm xã hội (BHXH) cho nhân viên

Căn cứ Quyết định 490/QĐ-BHXH, trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động chính thức với nhân viên, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ tham gia bảo hiểm cho người lao động.

Hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội bao gồm:

• Tờ khai đơn vị tham gia thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (mẫu TK3-TS ban hành kèm Quyết định 490/QĐ-BHXH ngày 28/3/2023).
• Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp (mẫu D02-LT ban hành kèm Quyết định 1040/QĐ-BHXH ngày 18/8/2020).

Lưu ý: Doanh nghiệp cần chuẩn bị và nộp đầy đủ hồ sơ đúng quy định để đảm bảo quyền lợi cho người lao động cũng như tránh các rủi ro xử phạt hành chính về bảo hiểm xã hội.

» Cách thực hiện:

• Đăng ký tại cơ quan BHXH hoặc qua phần mềm giao dịch điện tử BHXH Việt Nam.
• Nộp danh sách lao động, hợp đồng, hồ sơ pháp lý.

» Xử lý vi phạm nếu không đăng ký bảo hiểm xã hội cho nhân viên:

Căn cứ điều 9 Luật BHXH 2024 (có hiệu lực từ 1/7/2025) quy định:

Các hành vi bị nghiêm cấm
1. Chậm đóng, trốn đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp…

Và quy định tại điều 132 Luật Bảo hiểm xã hội 2024:

Xử lý vi phạm pháp luật về bảo hiểm xã hội
1. Cơ quan, tổ chức có hành vi vi phạm quy định của Luật này, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật.

Như vậy, nếu doanh nghiệp không đóng BHXH bắt buộc cho người lao động thì tùy vào tính chất và mức độ vi phạm sẽ bị phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự, trường hợp gây thiệt hại thì cần phải bồi thường theo quy định.

10. Kê khai và nộp báo cáo thuế định kỳ

Theo quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản pháp luật thuế liên quan, doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện kê khai, tính và nộp thuế kể từ ngày bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh (trừ các trường hợp được miễn hoặc không thuộc diện bắt buộc theo quy định hiện hành).

Doanh nghiệp cần thực hiện các nghĩa vụ sau:

• Kê khai, tính và nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT);
• Kê khai, tính và nộp thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN);
• Kê khai, tính và nộp thuế thu nhập cá nhân (TNCN) nếu có phát sinh chi trả thu nhập;
• Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (nếu có phát sinh hóa đơn);
• Nộp báo cáo quyết toán thuế cuối năm và các báo cáo khác theo quy định.

Doanh nghiệp thực hiện kê khai thuế theo tháng/quý/năm tùy sắc thuế (GTGT, TNDN, TNCN…) và theo cơ chế tự kê khai, tự tính, tự nộp và chịu trách nhiệm trước pháp luật đối với nghĩa vụ khai và nộp thuế phát sinh theo quy định tại Luật Quản lý thuế.

Căn cứ theo điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm về thời hạn nộp hồ sơ khai thuế như sau:

Lưu ý: Doanh nghiệp cần theo dõi sát lịch hạn nộp; cập nhật chính sách thuế mới nhất; có thể thuê đơn vị dịch vụ kế toán nếu không tự thực hiện.

Trên đây là tổng hợp 10 công việc doanh nghiệp mới thành lập cần làm ngay. Thực hiện đầy đủ các công việc trên bảo đảm doanh nghiệp hoạt động hợp pháp, tránh rủi ro và tạo điều kiện thuận lợi cho phát triển kinh doanh.